Conselhos para videoconferências mais seguras

 

As videoconferências são cada vez mais utilizadas pelas organizações. Esta nova tendência é acompanhada de questões relativas à cibersegurança e à privacidade

Com ou sem confinamento, as “conference calls” vieram para ficar.

A utilização de videoconferência reduz os seus custos de transporte e optimiza o tempo gasto em reuniões.
Um pouco por todo o mundo, as empresas passaram a fazer “conferências de imprensa virtuais” devido às restrições de movimentos – mas muitas parecem ter gostado da experiência e tudo indica que esta é uma ideia que irá ter continuidade.

Como em tudo num mundo digital, esta nova tendência é acompanhada de questões relativas à cibersegurança e à privacidade.

Os especialistas da empresa de cibersegurança ESET resumem algumas das principais questões que devem ser acauteladas por todos os utilizadores no momento de participar numa videoconferência:

Ambiente de trabalho

• Verifique o seu ambiente de trabalho e assegure-se de que as imagens que irá partilhar com os outros participantes não contém informação sensível;
• Certifique-se de que a câmara não irá captar qualquer informação adicional para além do que é estritamente necessário.

Controlo de acesso

• A maioria das plataformas de videoconferência permite a criação de grupos de utilizadores e/ou a restrição de acessos de forma a que apenas os utilizadores que usem determinadas credenciais possam juntar-se à “chamada” – é importante utilizar essas funcionalidades de forma a evitar participantes indesejados;
• Pode também configurar a sua videoconferência de maneira a convidar os participantes através do seu endereço de email. Outras possibilidades de controlo de acesso incluem a utilização de uma password que tenha sido enviada antecipadamente aos participantes e que estes tenham de introduzir no momento de iniciar a reunião;
• Uma boa opção é fazer os participantes aguardar numa “sala de espera” virtual até que a sua ligação seja aprovada, dando assim ao organizador da conferência mais controlo sobre a reunião.

Comunicação e transferência de ficheiros

• Certifique-se de que a transmissão de dados entre o organizador e todos os participantes é feita de forma encriptada;
• Lembre-se também que a encriptação, para funcionar, deve ser suportada de ambos os lados (encriptação end-to-end) – ou seja, na plataforma, mas também em cada um dos dispositivos cliente usados pelos participantes. Além disso, se for necessária a partilha de ficheiros durante a reunião, deverá considerar limitar quais os tipos de ficheiros que podem ser partilhados, não permitindo, por exemplo, ficheiros executáveis, como é o caso de ficheiros com a extensão .exe.

Faça a gestão dos participantes e mantenha o seu interesse

• Todos sabemos como nos podemos distrair durante uma “conference call”, especialmente se estivermos frente ao computador, com “pop-ups” constantes de notificações e emails a chegar. Isso significa que é fácil para os participantes perderem o foco e a atenção sobre o conteúdo da videoconferência;
• O organizador, dependendo da plataforma que está a usar, pode ter a capacidade de saber se a aplicação de videoconferência do participante não é a janela primária (ativa) no seu computador, bem como a hora a que foi feita a ligação e a desconexão, desta forma confirma se o participante esteve efetivamente presente durante toda a reunião.

Partilha de ecrã

• Limite a possibilidade de partilha do ecrã ao organizador da reunião, ou a alguém que este determine. Isto irá remover a possibilidade de alguém partilhar conteúdo inadvertidamente;
• O sistema operativo iOS, usado nos iPhones e iPads, captura uma imagem do ecrã ao fazer a comutação entre apps. De forma a proteger-se contra a partilha inadvertida de informação sensível, verifique se o sistema de videoconferência que está a usar pode pixelizar ou desfocar essa imagem.

Atenção redobrada

• Reserve algum tempo para investigar todas as opções nas definições do seu sistema de videoconferência. Existem muitas opções que podem não estar ativadas, mas que farão toda a diferença entre a criação – ou não – de uma reunião segura;
• Verifique as políticas de privacidade do serviço que está a usar.

 

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